IT-SUPPORT Dokumente effektiv und richtig managen Schätzungen gehen davon aus, dass 50 Prozent der Arbeitszeit, 15 Prozent des Umsatzes und bis zu 45 Prozent der Gehaltskosten durch die Dokumentensuche und Dokumentenablage ver- loren gehen. Das muss nicht sein: Ein Dokumenten-Management-System schafft Abhilfe – und ist dabei auch für mobiles Arbeiten in Zeiten von Corona bestens geeignet! Mehr Effizienz durch digitale Akten Stellen Sie sich einmal lange Regalreihen vor, in denen sich ein Aktenordner an den anderen drängt. Und jetzt streichen Sie dieses Bild ge- danklich bitte mit dem Rotstift durch. Mit den Anforderungen der zunehmenden Digi- talisierung lässt es sich nämlich schon lange nicht mehr vereinbaren. Zu lange dauert es, zum Regal zu laufen, den richtigen Ordner zu suchen, ihn hervorzuholen, durchzublättern und das gesuchte Schriftstück zu finden. Zu- dem haben Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, im Außendienst oder im Home Office keine Möglichkeit, auf physische Dokumente am Unternehmenssitz zuzugreifen. Die Lösung dafür bietet die konsequente Di- gitalisierung und Organisation von Akten durch ein Dokumenten-Management-Sys- tem (DMS). Dieses macht alle Dokumente für wichtige Workflows und Entscheidungspro- zesse auch mobil verfügbar, optimiert vieler- lei Arbeitsabläufe und rechnet sich letztlich durch erhebliche Einsparungen. Hemmnis: zu viel Aufwand Sie zögern davor, in Ihrem Unternehmen ein Dokumenten-Management-System einzufüh- ren? Sie scheuen die Kosten, die durch die An- schaffung einer entsprechenden Software ent- stehen? Sie haben Angst vor dem Aufwand, der Ihnen durch die Implementierung ins Haus steht? Solche Bedenken sind berechtigt. Natürlich kostet die Software Geld und die Vorbereitung Zeit. Die Anforderungen und benötigten Workflows müssen definiert wer- den; die Art und Weise der Archivierung muss bestimmt werden; die Ablagestruktur muss angelegt werden; relevante Dokumente und Akten, die im Unternehmen vorhanden sind, müssen eingescannt und digitalisiert wer- den. Das ist nicht mal so eben gemacht. Akten digitalisieren, Geld sparen Am Ende überwiegen aber trotzdem die Vor- teile. Einmal erledigt, gehen elektronische Dokumente nicht mehr verloren, sind auf Wunsch für alle Zeiten digital verfügbar und lassen sich durch die Eingabe von Schlag- wörtern in der Suchmaske in Sekunden- schnelle auffinden. Von jedem beliebigen Standort aus können Ihre Mitarbeiter auf elektronische Informationen zugreifen und (gemeinsam) an Dokumenten arbeiten, wo- durch auch Home Office in Zeiten des Coro- navirus problemlos möglich wird. Ein revisionssicheres Dokumenten-Manage- ment-System nimmt Ihnen außerdem die Sorge vor einem Verstoß sowohl gegen die DSGVO (europäische Datenschutzgrundver- ordnung) als auch gegen die GoBD (Grund- sätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnun- gen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Denn: Moderne Systeme zum Dokumenten-Management sind mit solchen Richtlinien konform. Und: Mit dem Übergang zu einer elektronischen Datenbank wird Ihr Archiv mehr und mehr papierlos – das spart sowohl Lagerflächen als auch Druckkosten. Letztlich kommt ein DMS also auch der Umwelt zugute. Unser Tipp Ihr Interesse ist geweckt? Dann lassen Sie sich von uns beraten! Unsere Experten stellen Ih- nen geeignete Lösungen vor, implementieren Ihre Wunsch-Software zur Dokumentenver- waltung in Ihrem Netzwerk, passen sie bei Be- darf individuell an, definieren gemeinsam mit Ihnen die Ablagestruktur und schulen ihre Mit- arbeiter im Umgang mit der Software. DMS – die Vorteile im Überblick Zeitersparnis bei der Ablage und Suche von Dokumenten Reduzierung vieler Kosten (Druckkosten, Lagerflächen, etc.) Verbesserung des Informationsflusses innerhalb des Unternehmens Vermeidung des Verlusts von Dokumenten Erhöhung der Produktivität Entlastung der E-Mail-Systeme Leichtere Verteilung von Dokumenten Zugriffsmanagement für (nicht) befugte Personen Rechtssichere Datenablage und Archivierung (gemäß DSGVO und GoBD) Automatische Einhaltung der Compliance-Anforderungen ITinsider TECHNIK. BUSINESS. TRENDS.